Im Zeitalter des Onlinebankings erhalten Bankkunden ihre Kontoauszüge häufig nicht mehr auf Papier, sondern nur noch in elektronischer Form, beispielsweise als Bilddatei (z.B. im TIF- oder PDF-Format) oder als maschinell auswertbare Datei (z.B. im CSV-Format).
Das Bayerische Landesamt für Steuern weist darauf hin, dass die elektronisch übermittelten Kontoauszüge aufbewahrungspflichtig sind, weil sie originär digitale Dokumente darstellen. Demnach genügt es nicht, wenn Sie die Belege ausdrucken und anschließend die digitale Ausgangsdatei löschen. Der Ausdruck eines elektronischen Kontoauszugs ist beweisrechtlich nicht den originären Papierkontoauszügen gleichgestellt, sondern stellt bloß dessen Kopie dar. Weiter ist zu beachten:
• Bücher und andere erforderliche Aufzeichnungen dürfen Sie auch auf Datenträgern führen. Die Form der Buchführung, das angewandte Verfahren und die maschinelle Weiterverarbeitung von Kontoauszugsdaten müssen aber den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und ordnungsmäßiger datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme entsprechen.
• Bei der Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen auf Datenträgern müssen Sie sicherstellen, dass die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
• Sofern Ihnen Kontoumsatzdaten in auswertbaren Formaten (z.B. als XLS- oder CSV-Datei) übermittelt werden, müssen Sie dafür sorgen, dass die empfangenen Daten durchgängig unveränderbar sind. Eine Aufbewahrung von XLS- oder CSV-Dateien ist daher nicht ausreichend, wenn die Kontoinformationen in digitaler Form übermittelt werden, sie aber änderbar oder unterdrückbar sind.
• Alternativ können die Kontoauszüge auch beim Kreditinstitut vorgehalten werden (mit jederzeitiger Zugriffsmöglichkeit).
Hinweis: Diese Aufbewahrungspflichten für Kontoauszüge gelten in der Regel nicht für Privatkunden, also für Nichtbuchführungs- und Aufzeichnungspflichtige. Eine Ausnahme gilt für Privatkunden mit positiven Überschusseinkünften von mehr als 500.000 € pro Jahr. |
