Kontoauszüge werden vielfach nur noch elektronisch zur Verfügung gestellt, etwa als Bilddatei (z.B. im TIF- oder PDF-Format) oder als maschinell auswertbare Datei (z.B. im CSV-Format). Das Bayerische Landesamt für Steuern weist dar¬auf hin, dass elektronisch übermittelte Kontoauszüge aufbewahrungspflichtig sind, weil sie originär digitale Dokumente darstellen. Also genügt es nicht, wenn Sie die Belege ausdrucken und anschließend die digitale Ausgangsdatei löschen. Der Ausdruck eines elektronischen Kontoauszugs ist beweisrechtlich nicht den originären Papierkontoauszügen gleichgestellt, sondern stellt bloß dessen Kopie dar. Weiter ist zu beachten:
• Bücher und andere erforderliche Aufzeichnungen dürfen Sie auch auf Datenträgern führen. Die Form der Buchführung, das angewandte Verfahren und die maschinelle Weiterverarbeitung von Kontoauszugsdaten müssen allerdings den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und ordnungsmäßiger datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme entsprechen.
• Bei der Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen auf Datenträgern müssen die Daten jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
Sofern Ihnen Kontoumsatzdaten in auswertbaren Formaten (z.B. als XLS- oder CSV-Datei) übermittelt werden, müssen Sie dafür sorgen, dass die empfangenen Daten durchgängig unveränderbar sind. Eine Aufbewahrung von XLS- oder CSV-Dateien ist daher nicht ausreichend, wenn die Kontoinformationen zwarin digitaler Form übermittelt werden, aber änderbar oder unterdrückbar sind.
• Alternativ können die Kontoauszüge auch beim Kreditinstitut vorgehalten werden (mit jederzeitiger Zugriffsmöglichkeit).
Hinweis: Diese Aufbewahrungspflichten für Kontoauszüge gelten in der Regel nicht für Privatkunden, also für Nichtbuchführungs- und Aufzeichnungspflichtige. Eine Ausnahme gilt für Privatkunden mit positiven Überschusseinkünften über 500.000 € pro Jahr. |
