Bei vielen Unternehmern stellt sich ein mulmiges Gefühl ein, wenn der Betriebsprüfer die digitalisierten Steuerdaten des Betriebs auf seinen Laptop lädt: Verlässt er die geschützten Amts- oder Geschäftsräume, geht mit ihm auch der komplette „Datenschatz“ der Firma auf Reisen. Nicht auszudenken, wenn die Informationen durch einen Diebstahl in die falschen Hände geraten.
Der Bundesfinanzhof (BFH) teilt diese Bedenken. Das Gericht hat entschieden, dass das Finanzamt nicht dazu berechtigt ist, die digitalen Daten eines Betriebs über den Zeitraum der Prüfung hinaus auf Rechnern außerhalb der Behörde zu speichern. Der Gefahr missbräuchlicher Datenverwendung muss laut BFH angemessen Rechnung getragen werden. Die Daten des Unternehmens dürfen nur in den Geschäftsräumen des Geprüften oder an Amtsstelle erhoben bzw. verarbeitet und nach dem Abschluss der Außenprüfung nur noch in den Diensträumen der Finanzverwaltung aufbewahrt werden. Auch die Datenaufbewahrung an Amtsstelle ist zeitlich begrenzt - sie darf nur so lange erfolgen, wie die Daten für Zwecke des Besteuerungsverfahrens benötigt werden (z.B. für ein laufendes Klageverfahren).
Hinweis: Weist das Finanzamt allerdings in seiner Prüfungsanordnung darauf hin, dass es die räumlichen und zeitlichen Aufbewahrungsbeschränkungen einhält, darf es vom geprüften Unternehmen weiterhin die Datenüberlassung auf einem maschinell verwertbaren Datenträger fordern („Z3-Zugriff“). |
