Bei vielen Freiberuflern stellt sich ein mulmiges Gefühl ein, wenn der Betriebsprüfer die digitalisierten Steuerdaten der Praxis auf seinen Laptop lädt: Verlässt er die geschützten Amts- oder Geschäftsräume, geht mit ihm auch der komplette „Datenschatz“ der Praxis auf Reisen. Nicht auszudenken, wenn die Informationen durch einen Diebstahl in die falschen Hände geraten.
Der Bundesfinanzhof (BFH) teilt diese Bedenken und hat entschieden, dass das Finanzamt die digitalen Daten eines Betriebs nicht über den Zeitraum der Prüfung hinaus auf Rechnern außerhalb der Behörde speichern darf. Der Gefahr missbräuchlicher Datenverwendung muss laut BFH angemessen Rechnung getragen werden.
Die Daten des Freiberuflers dürfen nur in den Geschäftsräumen des Geprüften oder an Amtsstelle erhoben bzw. verarbeitet und nach dem Abschluss der Außenprüfung nur noch in den Diensträumen der Finanzverwaltung aufbewahrt werden. Auch die Datenaufbewahrung an Amtsstelle ist zeitlich begrenzt - sie darf nur so lange erfolgen, wie die Daten für Zwecke des Besteuerungsverfahrens benötigt werden (beispielsweise für ein laufendes Klageverfahren).
Hinweis: Weist das Finanzamt allerdings in seiner Prüfungsanordnung darauf hin, dass es die räumlichen und zeitlichen Aufbewahrungsbeschränkungen einhält, darf es vom geprüften Freiberufler weiterhin die Datenüberlassung auf einem maschinell verwertbaren Datenträger fordern („Z3-Zugriff“). |
