Wer Einnahmenüberschussrechnungen oder Bilanzen erstellt, muss die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) beachten. Das gilt auch für Ärzte und Zahnärzte, sobald sie Prozesse in ihren Praxen per EDV abbilden und ihre Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten teilweise oder ganz in elektronischer Form erfüllen. Ein wichtiger Teilbereich der GoBD ist die Verfahrensdokumentation, in der alle relevanten IT-Prozesse dargestellt werden müssen. Alle Informationen nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr. Diese Information ersetzt nicht die individuelle Beratung! Hinweis: In der Verfahrensdokumentation wird der organisatorisch und technisch gewollte Prozess beschrieben. Sie ist praktisch das Handbuch zur Praxis und gibt einen Überblick über deren steuerrelevante Geschäftsprozesse, Daten und Ablagesysteme. Alle Informationen nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr. Diese Information ersetzt nicht die individuelle Beratung! Ein wichtiger Aspekt der Verfahrensdokumentation ist die digitale Buchhaltung, insbesondere die Überführung aller Belege in eine elektronische Version. Die Digitalisierung und anschließende Archivierung von Belegen, inklusive Vernichtung der Originalbelege, wird als „Ersetzendes Scannen“ bezeichnet. Zusammen mit den anderen Prozessen in der Buchhaltung muss dieser Vorgang in der Verfahrensdokumentation genauestens dokumentiert werden. Durch die Möglichkeit, Belege mit dem Smartphone abzufotografieren und in einer Cloud zu speichern, ergeben sich neue Vorgaben für Praxen. Im Fall einer Betriebsprüfung wird die Verfahrensdokumentation in der Regel von der Finanzverwaltung angefordert. Wird bei der Prüfung keine oder nur eine fehlerhafte Dokumentation vorgelegt, kann es passieren, dass die Prüfer die Buchführung verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Dieses Vorgehen der Finanzverwaltung ist zwar umstritten, da es keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation gibt. Ist die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit allerdings durch eine fehlende oder unzureichende Verfahrensdokumentation entfallen, kann es wegen Verstoßes gegen die GoBD zu einer Hinzuschätzung von bis zu 10 % des Jahresumsatzes auf den steuerpflichtigen Gewinn kommen. Eine Hinzuschätzung durch Betriebsprüfer bzw. die Finanzverwaltung ist hingegen nicht ohne weiteres möglich, wenn die Buchführung inhaltlich korrekt ist und trotz fehlender Verfahrensdokumentation keine Mängel bei der Nachvollziehbarkeit bestehen. Hinweis: Die Erstellung einer korrekten Verfahrensdokumentation ist nicht nur sinnvoll, um bei einer Betriebsprüfung abgesichert zu sein. Durch die ausführliche Dokumentation der Prozesse und Systeme werden auch Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten in der Praxis klar definiert und verdeutlicht. Außerdem können die dokumentierten Abläufe hinsichtlich Effizienz und Effektivität geprüft und so Prozesse optimiert werden. Wir wissen, worauf es ankommt, damit die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind, und unterstützen Sie selbstverständlich bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation. Sprechen Sie uns gerne darauf an. Mit freundlichen Grüßen |
