Möchten Sie die Anwendung der 1-%-Bruttolistenpreisregelung vermeiden? Dann müssen Sie Ihre Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweisen. Dazu können Sie bzw. Ihre Arbeitnehmer auch elektronische Fahrtenbücher bzw. Fahrtenbuchprogramme am PC nutzen. Da diese Hilfsmittel von der Finanzverwaltung aber weder zertifiziert noch extra zugelassen sind, ist deren Anerkennung an enge Voraussetzungen geknüpft:
• Hard- und Software müssen vom Anwender ordnungsgemäß bedient werden.
• Das Fahrtenbuch muss alle von Rechtsprechung und Finanzverwaltung geforderten Angaben enthalten.
• Auch die für manuelle Fahrtenbücher geltenden Vorgaben sind einzuhalten. Das gilt auch, wenn die EDV alle technischen Voraussetzungen erfüllt.
Faustregel: Ein elektronisches Fahrtenbuch wird anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen wie aus manuell geführten Unterlagen. So muss es etwa die betriebliche Verwendung des Wagens schlüssig
- mit Datum, Fahrtziel, aufgesuchtem Kunden oder Geschäftspartner bzw. konkretem betrieblichen Zweck - belegen.
Finanzbeamte prüfen immer im Einzelfall, ob ein elektronisches Fahrtenbuch ordnungsgemäß ist. Als Nutzer sollten Sie daher stets dafür sorgen, dass Ihre Daten hinreichend vollständig, richtig und überprüfbar sind. Dazu sollten Sie Ihre Daten immer zeitnah eingeben, damit der Fiskus nachträgliche Änderungen ausschließen kann. (Erlaubt sind diese zwar, müssen aber als solche kenntlich gemacht werden.) Auch beim Ausdruck der EDV-Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen, zumindest aber in der Datei selbst dokumentiert werden.
Hinweis: Die Finanzämter dürfen auf elektronische Fahrtenbücher genauso wie auf die EDV-Buchführung zugreifen. Sie müssen also auch die maschinelle Auswertbarkeit der Fahrtenbuchdaten gewährleisten. |