Möchten Sie die Anwendung der 1-%-Bruttolistenpreisregelung vermeiden? Dann müssen Sie Ihre Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweisen. Dazu können Sie auch elektronische Fahrtenbücher bzw. Fahrtenbuchprogramme am PC nutzen. Da diese Hilfsmittel von der Finanzverwaltung aber weder zertifiziert noch extra zugelassen sind, ist deren Anerkennung an enge Voraussetzungen geknüpft:
Hard- und Software müssen vom Anwender ordnungsgemäß bedient werden. Das Fahrtenbuch muss alle von Rechtsprechung und Finanzverwaltung geforderten Angaben enthalten. Auch die für manuelle Fahrtenbücher geltenden Vorgaben sind einzuhalten. Das gilt auch, wenn die EDV alle technischen Voraussetzungen erfüllt.
Faustregel: Ein elektronisches Fahrtenbuch wird anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen wie aus manuell geführten Unterlagen. So muss es die betriebliche Verwendung des Wagens schlüssig
- mit Datum, Fahrtziel bzw. konkretem betrieblichen Zweck - belegen. Ärzte gehören unzweifelhaft zu den Berufsgeheimnisträgern. Daher reicht die Angabe „Patientenbesuch“ als Reisezweck aus, wenn Sie den Namen und die Adresse des aufgesuchten Patienten in einem vom Fahrtenbuch getrennt geführten Verzeichnis festhalten.
Finanzbeamte prüfen im Einzelfall, ob ein elektronisches Fahrtenbuch ordnungsgemäß ist. Ihre Daten sollten daher stets vollständig, richtig und überprüfbar sein. Dazu sollten Sie Ihre Eingaben immer zeitnah machen, damit der Fiskus nachträglicheÄnderungen ausschließen kann. (Erlaubt sind nachträgliche Änderungen zwar, sie müssen aber als solche kenntlich gemacht werden.) Auch beim Ausdruck der EDV-Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen, zumindest aber in der Datei selbst dokumentiert werden.
Hinweis: Die Finanzämter dürfen auf elektronische Fahrtenbücher genauso wie auf die EDV-Buchführung zugreifen. Sie müssen also auch die maschinelle Auswertbarkeit der Fahrtenbuchdaten gewährleisten.
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