Selbständige und Arbeitnehmer können die private Nutzung des Firmenwagens entweder mit 1 % des inländischen Listenpreises pauschal ansetzen oder die tatsächlichen Aufwendungen durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweisen. Beinhaltet das Fahrtenbuch allerdings gravierende Mängel, Lücken oder Unstimmigkeiten, war die gesamte Arbeit umsonst und die 1%-Regelung kommt zum Ansatz. Die Voraussetzungen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch hat die Rechtsprechung geklärt. So muss
• ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt und die Fahrten vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden,
• jede einzelne berufliche Fahrt grundsätzlich für sich und mit dem bei Beendigung der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufgezeichnet werden,
• der jeweilige Eintrag eine ausreichende Gewähr für seine Vollständigkeit und Richtigkeit bieten, so dass das Fahrtenbuch auf die Richtigkeit hin überprüfbar ist,
• sich jede Angabe aus dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.
Weist das Fahrtenbuch jedoch inhaltliche Unregelmäßigkeiten auf, kann dies unter Umständen die Angaben zur Kilometerleistung in Frage stellen. Doch ebenso wie eine Buchführung trotz einiger formeller Mängel aufgrund einer Gesamtbewertung noch als formell ordnungsgemäß erscheinen kann, führen auch kleinere Mängel nicht zu einer automatischen Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Maßgeblich ist vielmehr in beiden Fällen, dass trotz der Mängel noch eine ausreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben ist.
Nicht mehr als ordnungsgemäß gilt ein Fahrtenbuch jedoch dann, wenn keine genauen Aufzeichnungen über den jeweiligen Fahrtzweck und die besuchten Personen gemacht werden. Während dies sofort offenkundig wird, schauen sich Finanzbeamte gerne Einzeleintragungen an, die Fehler oder Widersprüche zu den übrigen Belegen aufweisen. Klassisches Beispiel ist die eingetragene berufliche Fahrt nach Hamburg, obwohl die Tankquittung vom gleichen Tag in München ausgestellt wurde. Dann bezweifeln die Beamten die Beweiskraft des Fahrtenbuchs in Bezug auf die Authentizität, so dass es für die Besteuerung nicht mehr zugrunde gelegt werden kann. Selbst eine realistische Schätzung der privaten Nutzung ist nicht mehr zulässig - mit der Folge, dass die Listenpreisregelung zwingend angewendet wird.
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